Je länger, umso besser? Bei der Aufbewahrung von Akten ist das nicht unbedingt eine gute Lösung. Wohin also mit alten Akten? Wir erklären in diesem Beitrag, wieso Unternehmen bei der Entsorgung von Akten unbedingt auf einen Dienstleister setzen sollten, der die Aktenvernichtung schnell, einfach und sicher für sie erledigt. Ein Interview mit unserem Ansprechpartner für Daten- und Aktenvernichtung Stephan Straußwald.
Lieber Stephan, wieso ist die fachgerechte Entsorgung von Akten so wichtig für Unternehmen?
Stephan Straußwald: „Ganz einfach: Weil die Datengrundschutzverordnung das nach Norm DIN 66399 verlangt. Wer seine Akten einfach im Altpapier entsorgt, dem drohen spätestens seit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) empfindliche Strafen. Doch nicht nur Unternehmen sollten Regeln zur sicheren Aktenvernichtung befolgen, sondern auch Privatpersonen.“
Wie läuft die Datenvernichtung über einen professionellen Entsorger ab?
Stephan Straußwald: „Zuerst ermitteln wir den Bedarf des Kunden. Das heißt, wir klären vor Ort, welche Mengen an Akten über einen gewissen Zeitraum anfallen und ob es bereits einen ganzen Keller oder Dachboden an alten Akten gibt, die entsorgt werden müssen.
Ist der Bedarf ermittelt, entscheiden wir, welcher Behälter für die Aktensammlung des Unternehmens geeignet ist und stellen spezielle Datenschutzbehälter auf. Solange die Datenschutzbehälter bei unserem Kunden stehen, hat nur der Kunde Zugriff auf den Inhalt und kann auch jederzeit wieder Einblick in seine Akten nehmen.
In den vereinbarten Abständen holen wir den Behälter beim Unternehmen ab. Der Behälter wird sicher verschlossen und von uns für die Vernichtung zu einer zertifizierten Anlage gebracht.“
Müssen die Akten für die Mülltrennung sortiert werden?
Stephan Straußwald: „Nein. Ordner, Hefter, Heftstreifen, Büroklammern – alles kann ohne Mülltrennung in den Spezialbehälter. Die Mülltrennung erfolgt nach dem Schreddern der Akten in der Anlage. Dort wird alles getrennt. Metallteile werden dem Schredderabfall per Magnet entzogen, Kunststoffteilchen über ein Sieb entfernt. Übrig bleibt Papier, das dem Papierkreislauf zugeführt und recycelt wird.“
Wieso sollten Unternehmen ihre Aktenvernichtung über einen Entsorger durchführen lassen?
Stephan Straußwald: „Die ordnungsgemäße Vernichtung ihrer Akten und Daten bedeutet für Unternehmen Rechtssicherheit. Schließlich geht es hier um sensible Informationen, um Sicherheit und Datenschutz. Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, sicherstellen, dass sensible Informationen nicht in die falschen Hände gelangen. Wir stellen für sie die erforderlichen technischen und operativen Maßnahmen bereit, um eine sichere Vernichtung zu gewährleisten gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen. Natürlich bekommen Unternehmen nach Abholung von uns ein Vernichtungszertifikat als Nachweis für ihre Akten.“
Von welchen weiteren Vorteilen profitieren Unternehmen noch bei der Akten- und Datenvernichtung?
Stephan Straußwald: „Wie bereits erwähnt können Unternehmer durch die Zusammenarbeit mit einem Entsorger sicherstellen, dass ihre Akten und Datenträger nicht nur sicher vernichtet werden, sondern auch umweltgerecht behandelt und recycelt werden. Schließlich haben wir die Infrastruktur und das Fachwissen, um Materialien auf umweltverträgliche Weise zu entsorgen. Mit unserer Beauftragung tragen Unternehmen zur Nachhaltigkeit des Kreislaufwirtschaftsystems bei und zeigen Verantwortungsbewusstsein für die Umwelt.“
Sparen Unternehmen Kosten bei der professionellen Aktenvernichtung?
Stephan Straußwald: „Durch unseren Service können Unternehmen auf alle Fälle Zeit und Ressourcen sparen. Anstatt ihre eigenen Mitarbeiter:innen oder separate Dienstleister für die Entsorgung und Datenvernichtung zu beauftragen, können sie bei uns alles mit einem einzigen Anbieter abwickeln. Dies kann zu einer effizienteren Abwicklung und potenziellen Kosteneinsparungen führen.“
Was mache ich, wenn mein Archiv aus allen Nähten platzt?
Stephan Straußwald: „Solche Anfragen kommen ziemlich häufig vor, denn in Deutschland sind Unternehmen dazu verpflichtet, Akten sechs bis zehn Jahre lang aufzubewahren. Je nach Unternehmensgröße kann das Unmengen von Akten bedeuten. Wir übernehmen die Räumung mit unserem Personal und kümmern uns um die fachgerechte Entsorgung nach DSGVO.“
Können auch Privatleute eine Aktenvernichtung bei Ehgartner beauftragen?
Stephan Straußwald: „Unser Angebot gilt selbstverständlich auch für Privatleute, bei denen sich z. B. durch Erbschaften viele Akten angestaut haben. Auch ihnen helfen wir, ihre Daten sicher zu beseitigen und gleichzeitig den gesamten Entsorgungsprozess zu vereinfachen.“
Deine letzten Worte, Stephan:
Stephan Straußwald: „Mit der Bereitstellung von Akten- und Datenvernichtung bieten wir unseren Kunden einen ganzheitlichen Entsorgungsservice mit echtem Mehrwert hinsichtlich Sicherheit, Datenschutz, Umweltverantwortung und Effizienz. Dazu das gute Gefühl, dass sie sich darauf verlassen können, dass ihre sensiblen Informationen sicher und ordnungsgemäß vernichtet werden.“
Sie möchten Ihre Daten professionell entsorgen lassen?
Sprechen Sie uns an für eine Mengenermittlung. Gerne kommen wir vorbei und machen uns ein Bild von der Situation in Ihrem Unternehmen.
Ihr Ansprechpartner: Stephan Straußwald, Tel. 08171/9338-18, s.strausswald@ehgartner.de
Natürlich können Sie auch jederzeit über unseren Ehgartner-Shop Ihren Spezialbehälter für die Aktenvernichtung auswählen.
